[GTD]OmniFocus2を完全に活用するための効率的な思考術

OmniFocus用

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OmniFocusはMacOS X、iOS用に開発されたアプリ及びソフトの名称です。

用途は、平たく言うと「高機能チェックリスト」。使う人の考え方、思考術によって、汎用的に使い方変えることできるタスク管理アプリ。

OmniFocusは、それを使い始める前に、効率的な思考術を学んだ上で運用ルールを設定し、現在置かれている自分の状況を収集し把握することで、完全なパフォーマンスを発揮することができます。

OmniFocusを使う前に

OmniFocusを高機能なチェックリストとして活用するか、仕事の全てを委ねるワークフロー管理手法として活用するか。
利用者の工夫とルールによって様々に形を変えられるアプリです。

GTDを理解する

私のビジネスに置ける管理手法の基盤となっているのが、GTDという考え方です。
デビットアレン著「GettingThingsDone」(邦訳:ストレスフリーの整理術)の中で提唱されている管理手法メゾットの呼び名です。
頭文字をとってGTDと呼ばれています。

OmniFocusを利用する前にGTDを理解しておくことで、基本的な目標達成までのワークフローの管理手法を、Omniを利用しながらスムーズに身につけることができます。
何故なら、元よりOmniFocusはGTD用に作られたものだからです。
GTDの理解のためには、GTDについて解説しているブログを回遊するより、原書を読んだ方がいいと思っています。
原書の紹介

この記事では、GTDの基本的な考え方を抜粋してお伝えできればと思います。

GTDの基本の5ステップ

OmniFocusは直訳で全方位から焦点を当てるという意。
その名の通り、GTDでは全てのタスク(Actionと呼ぶ)を様々な視点から捉え、向き合うことから始まります。
勧めながらこの話をするのもなんですが、GTDは面倒くさいです。
面倒くさいGTDの解説は、さらに面倒くさいです。
GTDは、大きく分けて5つのステップに分類されます。
それぞれの作業は、必ず1つずつ熟さなければなりません。

ステップ1、収集 「頭の中の気になっていること」

「頭の中から気になっていること」を全て書き出します。
その他にも、舞い込んできた仕事や届いた便箋などは収集のための箱やトレー、メールボックスなど、一箇所に集めます。自分の処理できる範囲なら、それらを入れる箱はアナログであれデジタルであれ、何個あっても構いません。
私の場合は、3つにしています。

  1. OmniFocusのInbox(iOSリマインダーと連動)
  2. Gmailの受信フォルダ
  3. 会社デスクの三段トレイの上段

最初に入る箱を、inboxと呼び、それぞれ同じルールで以下の仕分けを行います。

ステップ2、処理 「それは何か」

書き出した一つ一つの「気になっていること」に対して「それは何か」と考えます。
上から下へ、フローを移管して行きます。

GTD_Frow
「行動を起こす必要があるのか」

まずは、その項目が「今」行動を起こす必要があるのか、を考えます。
今現時点で行動を起こす必要がなければ、それは今考える必要がないことです。
必要な時にリマインダをしてくれるシステムへ、管理を委ねます。
このとき、その行動について考えることを完全に辞めるのです。
PC的に言うと、メモリを開放する感覚です。
パソコンも、タスクマネージャーから必要のないプロセスを削除することで、パフォーマンスが上がりますよね。
「脳のメモリを開放」します。

  1. ゴミ箱
  2. 「いつかやる・たぶんやる」リスト
  3. 「資料」フォルダ

いずれかに分類して、「いつかやる・たぶんやる」リストは一週間に一度、週次レビューで見直します。
このレビューの作業が、いわゆる「リマインダ」に当たります。
それまでは、考えません。

次のActionが複雑かどうか

次に移ります。
現在、「行動を起こす必要がある」と判断されたものが残っています。

次のアクション(行動)が複雑になるかどうかの判断です。
複雑になる場合は、アクションをまとめて一つの「プロジェクトリスト」を作成します。
「月末報告書を作成する」の場合、アクションとしてあげられるものは
「月間の行動目標と実績を部下から提出させる」
「それぞれの実績をまとめて報告書を作成する」
「提出する」
これらを纏めて「プロジェクト:月末報告書を作成する」というプロジェクトリストを作成します。

因みに、この作業で割り振られるほとんどが「複雑になる」に分類されると思います。
単純な作業のみで割り振られるものは、「ゴミ捨て」「シャーペンの芯を買う」「ATMでガス代を入金する」などそんな程度のものです。

次のActionは?

次に自分がやるべきことはなにか、を考えます。

2分以内でできる?

「やるべきこと」が二分以内に終わらせられる作業の場合は、すぐに実行してしまいましょう。

自分でやるべき?

その作業は、自分でやるべきなのか。を判断します。
自分でやるべき内容の場合は「あとでやる場合」、自分でやるべきではない場合は「誰かに任せる場合」に移管します。

あとでやる場合

期日が決まっている場合は、カレンダーに記入し、来るべき日まで其のことについては「忘れます」。
管理すると言いながら意図的に「忘れる」とは、少し違和感を覚えるかもしれませんが、この管理手法は
「必要なときに」「必要な項目」を処理していく手法ですのでこれでいいのです。
例えば、「依頼した納期の3日前に確認の電話を入れる」などがこれにあたります。
全く覚えておく必要はありませんよね。

誰かに任せる場合

コチラに分類されたものは、「連絡まち」リストを作ってそこに纏めます。
ここにリマインダを登録しても構いませんが、基本的にはレビューをすることでリマインダとします。
というのは、ここにある項目については常に更新が必要な項目です。
連絡待に関するリストを常に把握することで、プロジェクトの全貌という視野ではなく、「任せている仕事」がどれだけあるか。の把握にも使えるのです。

ステップ3、整理

整理は最終で6分類に分かれます。

  1. 「いつかやる・たぶんやる」リスト
  2. 「資料」フォルダ
  3. カレンダー
  4. 「次に取るべきAction」
  5. 「連絡待ち」リスト
  6. 「project」リスト

ステップ4、レビュー

以下にまとまったリストを、決まった周期で見直す時間を設けます。
PDCAのサイクルは、毎日、週一、月一、三ヶ月に一回、と定期的に訪れます。
もちろん、リストの内容は日々変化していきます。
見直しを行い、常に最新の状態を保つことで「気にかける」心理的負担を減らし、業務効率を上げることがこの管理フローの目指すところです。

ステップ5、実行

あとは、それぞれのActionを状況(コンテキストと呼びます)に合わせたタグで管理し実行していきます。
次に取るべきアクションこ項目から、今できることを淡々とこなして行きます。

コンテキスト

コンテキストは人、物、場所で設定します。
これはその人が関わる環境によって変わってくる項目です。
一部、紹介します。

  1. 電話
  2. メール
  3. デスク
  4. 部長
  5. 社長
  6. 会長
  7. 取引先
  8. 外出先
  9. 支店
  10. 本社
  11. コンビニ
「優先順位のあり方」GTDと七つの習慣

両方読んでみました。
GTDの考え方でその他の考え方と違い、特殊と言える部分は「優先順位」という概念がないことです。
状況に合わせて、今自分が出来ることを順に処理していく。
デスクでやること、電話、メール
本来、優先順位が有ろうと無かろうと、全て平等に「やらなければならないこと」なのです。

優先順位を意識しすぎると、優先順位が低いものは後回しになり一生処理されない状況が続きます。どこかで矛盾してくるのです。
その矛盾を無くし、効率良く全て把握しながら回していけるのがGTDの特徴です。
その肝は、常にレビューし続ける、という至って単純なもの。そしてそれがたまらなく面倒くさい。

状況(コンテキスト)からOmniな視点で

omni-action-project
GTDでは、一種類の行動で完了するタスクのことをActionと呼び、Actionが二つ以上まとまったものをprojectと呼びます。
一般的なプロジェクトとは意味が違いますのでお気をつけください。

projectの概念


収集で出てきた「携帯のプランを変更する」という項目は、「携帯ショップに行く」という単独Actionになります。
「月末報告書を作成する」の場合はどうでしょうか。作成するためにその他のActionが必要になるはずです。
「月間の行動目標と実績を部下から提出させる」というActionと、「それぞれの実績をまとめて報告書を作成する」というAction。「提出する」というActionの3つ。
Actionが複合するので「月末報告書を作成する」というprojectの中に複数のActionが含まれることになります。
このActionの1まとまりが「project」という概念です。

コンテキストの概念

それぞれのActionは、行動できる状況によりコンテキストを振り分けます。
職場、電話、メール、人などを元に作成する「実際に行動できる状況」タグです。
Action「携帯ショップに行く」には例えば「外出先」という場所を指定するタグが入ります。

project「月末報告書を作成する」
Action「月間の行動目標と実績を部下から提出させる」ーコンテキスト「部下or連絡待ち」
Action「それぞれの実績をまとめて報告書を作成する」ーコンテキスト「デスク」
Action「提出する」ーコンテキスト「メール」

このように、一つのActionに対してprojectとコンテキスト、二つの属性がつけられます。
仕事の設計はプロジェクトベースで行い、処理をコンテキストで行っていくのが効率的な処理と、なるのです。

参考書籍

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ABOUTこの記事をかいた人

興味のあるジャンルに絞って、執筆しています。 2012年から、色々なブログサービスを移設しながらブログを続けてきました。 移り気ですが興味のあるジャンルは偏ってまとまっています。 Apple製品について、仕事効率化について(ツール、思考術双方)、健康について、文具について。 職業上、Wordpressを扱っていますので、たまに備忘録として紹介もします。 愛読書は「ストレスフリーの整理術」 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 デビッド・アレン 二見書房 2008-12-24