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EvernoteBussinesを導入して起きた問題まとめ

だいたい 3 分で読めます。

弊社でも導入を行いました。
ゴリ押しでEvernote Bussinesを提案しました。
正岡です。

多少癖があり、なんでも出来てしまうという意味で、企業での導入に注意が必要なEvernote。
しかし、チーム内での情報共有に限れば間違いなく活用できる知識量&ノート量&自信を蓄えておりましたので、提案は以外にすんなりと通りました。

個人的にEvernoteを利用したのが2009年の10月20日。
このクラウドサービスとは、かれこれ4年の付き合いになります。
四年前から比べると、とても使いやすくなった。なによりアプリが軽くなった。

最近では、ブロガーさんたちがこぞってEvernoteについての新たな使い方や活用事例など(あくまで個人利用ですが)をまとめてくれるので、情報は集めやすくなりました。
導入当初はノートブック、タグ、スタック、ノートの概念の理解が難しかった。
今では公私共に無くてはならないツールになっています。

Evernoteビジネスのトラブルまとめ

今回は、快適に快適に使えていたEvernoteプレミアムアカウントをBusinessアカウントへ移行した際に生じたトラブルをまとめておきます。
というのも、Businessアカウントを利用した考察があまりにもネット上に少なすぎる。

私自信、今現在も困っている最中です。
EvernoteBusinessの導入を考えておられるWeb担当の方、EvernoteBusiness導入前にこちらの記事を見つけていただけましたら、多少の対策が取れるのではないでしょうか。

Case.1 個人アカウントで作成したノートをBusinessアカウントへ移行した際、今まで作ってきたタグが全て抹消された

Evernote社さんからいわせると「考えられないこと」のようです。
ですが実際に、今も業務用で利用してきたタグは失われ、管理が出来ない状況になっています。
Businessアカウントへ以降する前にバックアップをとっていなかった私にも否はあるのですが(_)

幸い、Businessアカウントにはメールでのサポートがついておりましたので、現在も確認作業を行っております。

どうやら、個人のノートブックからビジネスのノートブックに移動させた場合、厳密には当該ノートは指定したビジネスノートブックにコピーされたのち、もとの個人のノートブック内のデータはごみ箱内に移動されるらしいのです。
そのため、個人のごみ箱内に元のデータが残留しているので、ここから復元することができるとのことなのですが。。。。(_)

Case.2 Businessアカウントへの切り替え以降、Winアプリが頻繁に落ちるようになった

その後、私がやったことがまずかった。
Businessアカウントにしてのち、アプリケーションが頻繁に落ち始めたのです。

タグはなくなるし、アプリは落ちるし、散々だな…

とデータの内容におかしなところはないか。と調べていたところ、違和感のある項目をみつけました。

ゴミ箱(2452)

ゴミ箱の中身が2000件を超えているではないか!
今までゴミ箱は0に保っていたので、なにかエラーがでてしまったのか。
このデータを削除するとアプリも正常に動作するのではないか。
そんな期待を胸に削除しました。

個人のゴミ箱内にある、「移動前のデータ」を削除しました。

もちろん、このゴミ箱内のデータ、本来はBusinessアカウントへ以降した後のいらないデータなので、本来的には問題はありませんでした。
しかしタグを復元するためにはこのデータが必要でした。

Businessアカウントに変更してからWindowsアプリが頻繁に落ち始めたため
ゴミ箱の総量が多すぎることが原因かと考え、ゴミ箱の内のデータの完全削除をしてしまいました。

しかも、アプリは不安定なまま。。。
検索を行うと、5回に1回は落ちます。

Case.3 Businessタグの使い勝手の悪さ

EvernoteBusinessが始まってまだ2年という歴史を考えると、まだまだ改善のよちがあるサービスです。
それを踏まえて読んでいただきたいのですが、現状、ビジネス版のタグの使い勝手はとても悪いです。

ノートをBusinessへ移行すると、そのノートに付随するタグもBusinessタグとして移行複製されるのですが、それがとても見づらい。
なんたって見づらい。

個人用とBusiness用、同じ名前のタグが生成されます。
視覚に入ってくる情報量は二倍!

ましてや私のノートブックの総数はこの4年間で5000を超えていますので
これはとても大きな問題でした。

個人とBusinessタグのどちらかを選択したくとも、両方選択される。。。
そもそも個人とBusinessでタグを分ける必要性を感じません。

例えば、個人タグ「^m名刺(1)」を選択しプライベート用の名刺を出したいところですが、
Businessタグ「^m名刺(株式会社*****)(41)」との合計に当たる42件のノートがヒットします。

・・・分けた意味なくね?

さらに、それぞれのノートに表示されるタグ名には個人のタグなのか、Businessのタグなのか判別がつかず
タグがわかれる必要性が感じられません。
どちら(個人/Business)のタグが付いているかもわかりません。

ノートブックの管理スタイルはスマートでいいです。
管理がわかれているのが一覧でわかりやすい。
こういう形にタグ管理も変更して貰えればとても助かります。

さて、現状のタグ管理のままでは、同じタグを付けた「個人ノート」と「ビジネスノート」が同時に検索で引っかかってしまいます。
さらに、Businessタグには、タグごとに末尾に「(株式会社*****)」の表記が。とても見にくい。

タグ自体もタグをフォルダのようにして(スタック?)管理できないため、一見煩雑になり目的のタグを見つけにくくなりました。
個人アカウントではできていたことが、Businessアカウントでは出来ない、ということはないと思うのですが。。。

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