タスク管理改善!OmniFocusはレビューが大事

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読了の目安は約4 分です

こんにちは。タスク管理アプリThingsが初の無料化をしましたね。
もちろんダウンロードは済ませましたが、全く触ってないです。
OmniFocusとの比較対象として一度使ってみたかったアプリなので、いずれしてみます。

OmniFocusとタスク管理

さて、現在、私が愛用しているタスク管理アプリはOmniFocus。
何度かこのブログでも紹介しているとは思いますが、仕事効率化アプリです。

OmniFocus 2 for iPhone

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このアプリには、その他のチェックリスト系アプリと一線を画す大きな特徴があります。
それが、

GTDの考えに基づきワークフローを回せる

というところにあります。
それもそのはずで、Omniの作者さんは、GTDの使用を前提にこのアプリを開発したのだそう。
Omnifocus の説明書にも、GTDの触りについて書かれていますので興味があればどうぞ

ストレスフリーの整理術、GTD

GTD(getting things done)は、デビットアレンが提唱する個人用のワークフローの管理手法です。

Wikipediaより
心理的負担を減らしながら生産性を上げることを主観とし、簡単な5つのステップを実行することによって成し遂げたいことを現実にするメソッドである。
基本はなすべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出すことである。これで頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できる。

GTDは前提として、「人に見せちゃダメ」と言われます。
人に見られることを意識すると、いいカッコしようと、本来必要のないプロジェクトを作成したりするからです。
だからか、わかりませんが、ネット上ではあまりいい見本がありません。
ちゃんとGTD出来てる人は、きっとネット上になんて上げてない。
プロジェクトの作り方やコンテキスト、フォルダの扱いなど、参考にしたいのですが。残念です。

とにかく、OmniFocusを使いこなす、つまりGTDをこなしていくためには、原典を読み返すしかない。読み返しました。

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GTDの基本の5ステップ

読み返して思いました。基本を疎かにしていたと。
特に「レビュー」が甘かった。
というわけで、GTD基本の5ステップを振り返ります。

[GTD]OmniFocus2を完全に活用するための効率的な思考術

2015.03.17
実際には、細かなルールがあったりしますが、とりあえず大枠は5つに分類出来ます。

1.収集

頭の中の気になっている事を、全て残らず書き出します。
OmniFocusではinbox項目にタスクとして書き込んでいく作業です。
GTDでは、何に書き出しても構いません。チラシの裏でも大丈夫
• ボールペンのインクがなくなった
• 引き出しの中を片付ける
• 取引先◯◯さんに仕事の依頼をする

2.処理

書きだした “気になっていること” をひとつひとつチェックしていきます。
それを実行するか、とりあえず保留にするか、もしやるなら自分でやるか、人にまかせるか?などを決めていきます。
• ボールペンのインクがなくなった→外出先で購入する
• 引き出しの中を片付ける→いつかやる/後でやる
• 取引先◯◯さんに仕事の依頼をする→明日の朝9時に電話をする

3.整理

処理したものを整理します。
カテゴリーごとにフォルダ分けをするようなイメージです。
• ボールペンのインクがなくなった→外出先で購入する → 「次にとるべき行動」フォルダへ
• 引き出しの中を片付ける→いつかやる→「いつかやる/たぶんやる」フォルダへ
• 取引先◯◯さんに仕事の依頼をする→明日の朝9時に電話をする→ 「カレンダー」フォルダへ

4.レビュー

上記のリストを定期的に見直すようにします。
なぜかというと実際はもっとたくさんのリストができますし、リストの内容は、日々、変わっていくはずだからです。
ですから見直しをして、いつもきちんとした状態を保つように心がけます。

5.実行

後は迷わず、できるコンテキスト(環境や時間)の時に出てきたタスクを実行します。

タスク管理フローを振り返ってみて

実際にやって迷うのは、3の整理から4のレビューです。
整理の方法は人それぞれ違ってくるので、真似する手本がない。

ルールは自分で決めないといけない。
時間を決めてすべてのタスクのレビューを行う習慣がなかったことに気づきました。

マサオカ
このレビューの時間、この作業をしている間に別の仕事ができるのでは?
という感情が生まれてくる為です。ただ、この振り返りがGTDの本質です。全てを把握して、必要な時にやるべきことを引き出す管理手法です。

これは、GTDをやらないとわからなかったことですが。
全てのタスクを一度外部に書き出して管理し、必要な時に適切なコンテキストからタスクを引っ張り出せる感覚は、思っている以上にストレスフリーなのです。

というわけで、レビューに気をつけることにします。

【余談】本を買いました

今回読み返した
ストレスフリーの整理術の続きです。
この本から、プロジェクトを「高度」という視点でとらえる考え方について書かれています。
詳しくは読んだら紹介したいです。

こっちも気になったのでついでに買いました。
積み本が増えていく一方です。

今日紹介したアプリと書籍

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ABOUTこの記事をかいた人

28歳、二児の父。採用担当兼Webマネージャー。

「読んだ人の生活の質があがるコンテンツ配信」をテーマにブログを運営してます。

iPhoneについて、仕事効率化について(ツール、思考術)、健康について、文具について。

アクセスアップ術やSEO・Wordpressについても発信します。

愛読書はデビットアレン著 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術